外国人 採用 手続き完全ガイド｜法令・届出から定着支援まで

外国人採用の手続き、どこから手をつけていいか分からない──人手不足を背景に外国人材の雇用が増える中、採用の流れや必要な届出、法令遵守のポイントを正しく理解していないと、企業にとって重大なリスクになりかねません。本記事では、在留資格の確認から届出・法令遵守、さらには宿泊・通信・観光業などの業種別手続きと定着支援までを、実務担当者の目線で分かりやすく解説します。最後には、「外国人採用手続きチェックリスト」テンプレートも無料でダウンロード可能です。

なぜ「外国人採用手続き」が今、重要なのか？

少子高齢化が進む日本では、労働人口の減少が企業経営の大きな課題です。特に宿泊、製造、通信インフラ業界では、外国人材の採用が不可欠となっています。一方で、在留資格・雇用契約・届出などの手続きを誤ると、入管法違反や罰則のリスクが発生します。また、採用手続きが整備されていないと、優秀な外国人材を採用しても早期離職につながることもあります。

正しい手続きを理解し、法的・文化的な違いを踏まえた採用体制を構築することで、外国人採用は「リスク」ではなく「戦略資産」として機能します。

採用前に押さえるべき在留資格・雇用契約の基礎

在留資格とは何か／主な種類

外国人が日本で働くには、必ず「在留資格」が必要です。企業側は「職務内容と在留資格が一致しているか」を確認しなければなりません。主な在留資格は以下のとおりです。

採用前には、在留カードの確認と、業務内容が資格範囲内かをチェックすることが重要です。不一致の場合は「資格外活動許可」や「在留資格変更申請」が必要になります。

雇用契約・必要書類一覧

外国人と契約する際は、労働条件通知書を日本語と母国語で交付するのが望ましいです。主な必要書類は以下の通りです。

• 在留カードの写し
• パスポートの写し
• 労働条件通知書／雇用契約書（日本語・英語併記推奨）
• 資格外活動許可書（該当者のみ）
• 社会保険加入書類・住民票

これらの書類を整え、採用前に法的整合性を確認するフローを社内に設けておくことで、トラブルを未然に防げます。

企業が行うべき届出・法令遵守の手続き

「外国人雇用状況届出」などの届出義務

企業が外国人を雇用した場合、ハローワークへの「外国人雇用状況届出」が義務付けられています。これは採用・退職の際どちらも提出が必要です。提出を怠ると、30万円以下の罰金など行政指導を受ける恐れがあります。

また、入国管理局への在留資格変更・更新手続きも、採用時点での確認が必要です。特に「特定技能」「技術・人文知識・国際業務」などの資格は更新期間が比較的短いため、企業側で期限管理する体制を整えることが重要です。

法令違反・罰則リスク（入管法／雇用対策法など）

外国人を資格外活動で働かせたり、届出を怠った場合、企業や担当者は入管法違反・不法就労助長罪に問われる可能性があります。また、雇用対策法上も「外国人雇用状況の届出」は義務であり、違反すると企業名が公表されるケースもあります。

このため、採用管理システムや人事台帳に「在留資格」「期限」「届出日」を一元管理し、コンプライアンスと採用実務を統合することが求められます。

業種別に見る手続きのポイント（宿泊／通信／観光）＋定着支援体制

宿泊・観光業での外国人採用手続きフロー

宿泊・観光業は「特定技能1号」「特定活動」「技術・人文知識・国際業務」など複数資格に対応しています。採用フローの一例は以下の通りです。

1. 在留資格確認（業務内容の適合性確認）
2. 雇用契約締結（日本語＋英語）
3. 外国人雇用状況届出の提出
4. 就業開始後の社会保険・労災加入
5. 日本語教育・マナー研修の実施

現場での指導体制や教育カリキュラムの整備が、定着率を大きく左右します。シフト調整や休暇ルールなど、現場の運用と合わせて設計することが重要です。

通信・インフラ系での採用＋定着支援の実例

通信・インフラ企業では「技術・人文知識・国際業務」や「高度専門職」での採用が多く見られます。当社（インバウンドテクノロジー）では、外国籍エンジニアを含むグローバルチームを支援し、入社3年後の定着率92％を実現しています。

背景には、英語を社内公用語とする環境整備と、宿泊・通信・観光など周辺インフラ企業を巻き込んだサポートネットワークの構築があります。単なる採用支援にとどまらず、文化・生活面のフォローアップまでを視野に入れることで、企業ブランド力向上にもつながります。

チェックリスト＆テンプレート活用法＋自社実績データ

実務で漏れを防ぐには、チェックリストによる進捗管理が有効です。以下はサンプル項目です。

テンプレートを活用することで、誰でも抜け漏れなく対応できる体制が作れます。インバウンドテクノロジーでは、過去5年間で1,000件以上の外国人採用支援を実施し、手続き代行＋定着支援まで一貫してサポートしています。

まとめ：手続き漏れを防ぎ、外国人採用を成功させるために

外国人採用では、「在留資格の確認」→「雇用契約」→「届出」→「定着支援」という一連の流れを正しく運用することが不可欠です。本記事で紹介したチェックリストやテンプレートを活用し、自社の採用フローを見直してみてください。

専門的な手続きや申請に不安がある場合は、外国人採用専門のコンサルティングサービスに相談するのが確実です。社内だけで抱え込まず、最新の制度に精通したパートナーを活用することで、採用リスクを抑えつつ、外国人材の活躍の幅を広げることができます。

よくある質問（FAQ）

Q1. 外国人採用時に最初に確認すべきことは？

A. まずは「在留資格」と「在留期間」です。業務内容が資格の範囲内であるか、在留期限がいつまでかを必ず確認しましょう。

Q2. 雇用契約書は英語で作成する必要がありますか？

A. 法的には日本語だけでも問題ありませんが、日本語が十分に読めない外国人には、理解できる言語（英語など）で提示するのが望ましいです。トラブル防止の観点からも、二言語併記をおすすめします。

Q3. 届出を忘れた場合の罰則は？

A. 雇用対策法違反となり、30万円以下の罰金や企業名の公表リスクがあります。故意でなくても指導対象になり得るため、システムやチェックリストで管理することが重要です。

Q4. 定着支援には何をすべきですか？

A. 生活支援、日本語教育、上司・同僚の異文化理解研修が効果的です。仕事の説明だけでなく、生活面や人間関係のサポートをセットで行うことで、早期離職を防ぐことができます。

Q5. 専門家に相談したい場合はどうすればいいですか？

A. 行政書士・社労士といった専門家、または外国人採用に特化したコンサルティング会社に相談するのが安全です。自社の業種・規模に合った支援メニューを提案してもらいましょう。