内定辞退メールの書き方【例文3選】失礼なく断るための完全マニュアル

複数社を並行して選考している転職活動では、内定をお断りしなければならない場面が必ず訪れます。「連絡が遅れると迷惑をかける」とわかっていても、言い出しにくくて先延ばしにしてしまう方も多いです。本記事では、内定辞退メールの例文・書き方・タイミング・電話との使い分けをわかりやすく解説します。

内定辞退メールを送る前に確認すること

① 辞退の意思は固まっているか

一度辞退の連絡をしたあとに翻意するのは、企業側に多大な迷惑をかけます。本当に辞退していいか、よく考えてから連絡しましょう。

② いつまでに連絡すべきか

内定辞退はできるだけ早くが鉄則です。企業は採用枠を押さえているため、辞退が遅れるほど次の候補者への連絡が遅れます。内定通知を受けたら3日以内に意思を伝えるのが目安です。

③ 電話とメール、どちらが先か

原則は電話→メールの順。担当者が不在の場合や深夜・早朝の場合はメールのみでも許容されます。その場合は「電話でご連絡できず大変申し訳ございません」と一言添えましょう。

内定辞退メール 例文

① 基本の辞退メール（他社入社が理由）

件名：内定辞退のご連絡 ／ 氏名

○○株式会社 採用担当 △△様

お世話になっております。このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、慎重に検討した結果、今回は内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

選考を通じて、貴社の事業や職場環境について深く知る機会をいただき、大変ありがたく存じております。
このようなご連絡となり、ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。
──────
（氏名）／（電話番号）

② 辞退理由を少し具体的に書く場合

件名：内定辞退のご連絡 ／ 氏名

○○株式会社 採用担当 △△様

慎重に検討いたしましたが、自身のキャリアプランを考慮した結果、別の企業にてチャレンジさせていただくことに決めました。

選考を通じて、貴社の魅力を存分に感じることができ、本当にありがたく思っております。
このような結果となりましたことを深くお詫び申し上げますとともに、貴社の今後のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
──────
（氏名）／（電話番号）

③ 電話でも話した後にメールで送る場合

件名：内定辞退のご連絡（先ほどお電話した○○）

○○株式会社 採用担当 △△様

先ほどはお電話にてご丁寧に対応いただき、ありがとうございました。改めてメールにてご連絡させていただきます。

このたびは内定をいただきましたにもかかわらず、辞退のご連絡となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
──────
（氏名）／（電話番号）

辞退理由は正直に書かなくていい

「他社に内定が出たから」という理由が本音であっても、そのまま書く必要はありません。「キャリアプランを熟慮した結果」「一身上の都合により」などで問題ありません。ただし、嘘の理由は避けましょう。業界は思いのほか狭く、後々で信頼を損なうことがあります。

辞退メールでやりがちなNG

転職エージェント経由の場合

エージェント経由の場合は、企業への直接連絡は不要です。担当エージェントに辞退の意思を伝えれば、エージェントが企業に連絡してくれます。ただし、エージェントへの連絡も速やかに行いましょう。

まとめ

よくある質問（FAQ）

内定辞退メールは何日以内に送ればいいですか？

内定通知から3日以内が理想です。入社日が近い場合は、当日〜翌日中に連絡しましょう。

内定辞退の理由を正直に言う必要はありますか？

正直に言う必要はありません。「一身上の都合」「キャリアプランを考慮した結果」などで問題ありません。嘘の理由だけは避けましょう。

辞退後に気が変わったら撤回できますか？

企業側が採用活動を再開していない場合は可能なこともありますが、基本的には難しいです。辞退前によく考えましょう。

転職エージェント経由の場合、自分で企業に連絡が必要ですか？

エージェントに伝えれば代わりに連絡してもらえます。自分で直接連絡する必要はありません。

参照資料

• 厚生労働省：雇用・労働に関する資料