特定技能の定期報告とは?各書類から書き方のポイントまで一気に解説!

3月 27, 2022 0コメント

2019年に新設された在留資格「特定技能」によって、人手不足と認められる業界で積極的に外国籍の採用が進められています。そんな状況下で、採用後はどのような手続きがあるのか疑問に感じられている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、特定技能外国人の採用後に提出が必要な届出について、それぞれ詳しく説明するとともに、書き方のポイントなどを分かりやすく解説します。

特定技能外国人の採用を考えている担当者様はぜひ参考にしてみてください。

特定技能の定期報告とは?

1号特定技能外国人を受け入れている特定技能所属機関(受け入れ企業)は、4半期に一度特定技能外国人に関する書類の提出が義務つけられています。

この定期報告の際に提出する届出に不履行や虚偽があった場合には罰則の対象となりますので、注意してください。

どんな内容の報告がある?

定期報告には3つの内容があります。

  • 受入れ状況に係る届出
  • 支援実施の係る届出
  • 活動状況に関する届出

以下でそれぞれ詳しく説明いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。

提出期間は4半期に1回

定期届出は四半期に一度行う必要があります。以下の届出の対象期間中に必要な書類が提出できるように事前にしっかりと把握しておくことをおすすめします。

  • 第1四半期…1月1日から3月31日(4月15日締め切り)
  • 第2四半期…4月1日から6月30日(7月15日締め切り)
  • 第3四半期…7月1日から9月30日(10月15日締め切り)
  • 第4四半期…10月1日から12月31日(翌年1月15日締め切り)

どの届出も必ず上記の締め切りまでに間に合うようご準備ください。

どんな書類がある?

3つの内容がある定期報告ですが、具体的にはどのようなものなのでしょうか?

まず、特定技能の方を雇っている企業が必ず作成しなければならない書類と登録支援機関に委託することができる書類があります。

ここからは、それぞれについて詳しく説明していきます。

企業が作成する届出書

ここでは特定技能を採用している企業が、届出の対象期間に在籍していた特定技能外国人に関して提出しなければいけない書類について説明します。

「受け入れ状況に係る届出」と「活動状況に関する届出」がありますので、それぞれ詳しく見ていきましょう。

受け入れ状況に係る届出

受け入れ状況に係る届出とは、届出の対象期間に在籍していた特定技能外国人の情報について記載します。

届出事項としては、特定技能外国人の氏名、国籍・地域、生年月日、性別、住居地及び在留カードの番号や特定技能外国人が特定技能活動を行った日数、活動の場所及び従事した業務内容です。

出典:出入国在留管理庁「特定技能所属機関による受入れ状況に係る届出」

記載する内容は基本的なものばかりなので、比較的難易度は低いと言えるでしょう。

活動状況に関する届出

活動状況に関する届出とは、受入れ機関の活動状況について記載します。内容は以下の通りです。

  • 特定技能外国人への給与支払い状況 
  • 所属する従業員数や新規雇用者数
  • 各種保険の手続きの状況
  • 受入れに使った費用
出典:出入国在留管理庁「特定技能所属機関による活動状況に係る届出」

また特定技能外国人へ支払った給与額等を月ごとに「特定技能外国人に対する報酬の支払状況」に記載する必要があります。それに加え、比較対象従業員の給与も添付しなければいけません。

出典:出入国在留管理庁「特定技能所属機関による活動状況に係る届出」

こちらの届出は受入れ状況に係る届出に比べると、把握しておかなければいけない情報が多く、比較的手間がかかります。そのため、早いうちから準備しておくことをおすすめします。

登録支援機関が作成する届出書

「支援の実施状況に係る届出」の届出者は受け入れ企業ですが、1号特定技能外国人支援計画のすべてを登録支援機関に委託している場合は、登録支援機関が届出を行います。

支援の実施状況に係る届出

1号特定技能外国人支援計画に基づき、提出期間内で実施した支援に関する事項を記載するものです。各支援について、実施・未実施・支援対象者なしのチェックをつけます。

出典:出入国在留管理庁「登録支援機関による支援実施状況に係る届出」

各書類の提出先と提出方法

これらの各書類は受け入れ企業の住所を管轄する出入国在留管理局へ提出します。郵送での提出が可能な場合もあれば直接持参しなければいけない場合もあります。

またどちらの提出方法でも、提出者の身分証明書が必要です。郵送の場合は身分証明書のコピーも同封するのを忘れないようにしてください。

そして出入国在留管理庁電子届出システムからの提出も可能ですが、このシステムを利用するには事前の登録が必要となります。

各書類の書き方のポイント

各書類を作成するにあたって気をつけなければいけないポイントが3つあります。どの書類も記入ミスがないように以下の注意点をしっかりと確認してください。

1つ目は作成責任者の氏名です。これは受け入れ企業の役職員であれば、代表や役員である必要はありません。

2つ目は本届出作成者の署名です。こちらは受け入れ企業の役職員で実際に届出を作成した人が署名しなければなりません。(作成責任者と同一人物である必要はありません。)

3つ目は届出の対象期間です。この対象期間内に一日でも在籍した特定技能外国人がいる場合には、必ず届出を行ってください。

また、これらの届出作成を外部に委託することもできます。登録支援機関や行政書士に委託すると、地方出入国管理局への提出も併せて依頼できるため、多くの手間を省くことが可能となります。

まとめ

今回は特定技能外国人を採用した後の定期報告について解説しました。3か月に一度と頻度は多いですが、提出書類が3種類だけであるため比較的工数はかからないでしょう。

また、事務的負担を少しでも軽減するために外部へ委託することもおすすめします。弊社では、外国籍人材のご紹介はもちろんのこと登録支援機関にも力を入れております。

今回の記事で特定技能外国人の採用又は登録支援機関への委託に少しでもご興味を持たれましたら、ぜひお問い合わせください。

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